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[14.08.2012] [Artigo] Auditoria Interna: um alicerce para as organizações


Autores: Milena Anderle¹; Sirlei Costa²; Marcos Volnei dos Santos³

RESUMO

A implantação da auditoria interna nas organizações passou a ser um diferencial no controle administrativo, pois seu trabalho auxilia na verificação dos sistemas contábeis e de todos os processos internos, averiguando se os mesmos estão sendo examinados, com o objetivo de obter a confirmação da fidelidade das informações. Esta pesquisa foi elaborada com bibliografia de diversos autores, com o intuito de demonstrar a importância da presença de um auditor interno no ambiente organizacional e quais as ferramentas que esse se utiliza para ajudar os gestores no processo de tomada de decisões. Identificou-se que a auditoria interna tem como finalidade garantir e repassar informações confiáveis da situação patrimonial e financeira da organização, proporcionando aos administradores subsídios gerenciais e recomendações acerca das atividades e processos analisados.

Palavras-chaves: auditoria interna, tomada de decisões, controle interno.

INTRODUÇÃO

Com a modernização da sociedade e a acentuada concorrência, as organizações estão tendo que enfrentar as mudanças e aperfeiçoar seus métodos, de forma a garantir maior estabilidade e eficácia no desenvolvimento organizacional.

A auditoria interna surgiu, por meio da busca de um melhor sistema de gerenciamento almejado pelas organizações. Também, com o intuito de auxiliar proprietários e administradores na obtenção de informações corretas da situação patrimonial e financeira. Sendo que, a ausência de controles adequados expõe a inúmeros riscos, freqüentes erros e desperdícios para as organizações.

Objetivou-se neste artigo a busca do conhecimento na área de auditoria interna, para demonstrar quais os benefícios e quais as melhores estratégias que este profissional utiliza para conduzir o desenvolvimento almejado das organizações, ressaltando a necessidade do mesmo.

O auditor além de ser observador, verifica todos os departamentos e assegura se os controles internos e registros contábeis apresentam informações corretas, de modo a facilitar a tomada de decisões da administração.

Este profissional é de suma importância dentro das organizações. Portanto, os interessados depositam confiança no trabalho do auditor interno, para que possibilite maior segurança, melhores resultados e auxilie-os na continuidade do negócio.

1 Auditoria interna

A globalização e a alta tecnologia fazem com que as organizações necessitem de um sistema adequado de gerenciamento, agregando valor ao capital e desenvolvendo controles a fim de reduzir os seus custos, com o objetivo de manterem-se competitivas no mercado.

No início, as empresas eram fechadas e pertenciam a grupos familiares. Com a expansão do mercado e o acirramento da concorrência, houve a necessidade de a empresa ampliar suas instalações fabris e administrativas, investir no desenvolvimento tecnológico e aprimorar os controles e procedimentos internos em geral, principalmente visando à redução de custos e, portanto, tornado mais competitivos seus produtos no mercado (ALMEIDA, 2008, p. 25).

Com o desenvolvimento tecnológico e consequentemente a necessidade de controle, surgiu a auditoria interna, com o intuito de auxiliar os proprietários e investidores das organizações, a terem a confirmação dos registros contábeis, supervisão dos empregados e proteção do seu patrimônio. Assim sendo, a auditoria define-se como:

A técnica contábil que - objetiva obter elementos de convicção que permitam julgar se os registros contábeis foram efetuados de acordo com princípios e normas de Contabilidade e se as demonstrações contábeis deles decorrentes refletem adequadamente a situação econômico-financeira do patrimônio, os resultados do período administrativo examinado e as demais situações nelas demonstradas (FRANCO, 2007, p. 28).

Um auditor deve, por meio de seus procedimentos, examinar a integridade e a veracidade das informações contábeis, financeiras e operacionais da organização. Para que assim possa observar se a  administração cumpre com os seus objetivos, que é manter a mesma de forma responsável e legal perante suas atividades. Desta forma, a técnica contábil ajuda o profissional na realização do seu trabalho, fornecendo maior segurança nas informações prestadas à gestão.

A auditoria é um esforço para verificar se as demonstrações contábeis realmente refletem, ou não, a situação patrimonial, assim como os resultados das operações da empresa ou entidade que está sendo examinada (MAUTZ, 1985, p.16).

É necessário demonstrar os registros de forma transparente, assumindo sua real situação patrimonial, o que ajudará a manter a negociação e a imagem perante a sociedade. Uma organização precisa adequar-se ao seu ramo de atividade, trazendo resultados positivos, sendo que, um dos melhores métodos a ser utilizado é o do controle interno, que conforme Almeida (2008, p. 63) é representado em uma organização por: “Conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa”.

Um auditor interno deve auxiliar proprietários e administradores das organizações a tomarem as melhores decisões, a partir de dados confiáveis, ajudando no controle do sistema de gerenciamento e funcionamento da mesma. Mas de nada adianta uma organização implantar um excelente sistema de controle interno sem que alguém verifique se os funcionários realmente cumprem o que foi determinado, ou se há necessidade de adequar a novas modificações.

1.1 FINALIDADE E OBJETIVO

A auditoria interna ao desenvolver um plano de ação, estará auxiliando a organização no alcance de seus objetivos. Sua finalidade é:

Agregar valor ao resultado da organização, apresentando subsídios para o aperfeiçoamento dos processos, da gestão e dos controles internos, por meio da recomendação de soluções para as não-conformidades apontadas nos relatórios (CRC, 2012, p.1635).

Toda e qualquer organização tem como objetivo garantir a sua continuidade. Mas para que isso aconteça, precisam apresentar lucratividade e estar sempre em constante aperfeiçoamento, fazendo com que o descontento com os resultados sejam analisados e melhorados.

a Auditoria Interna compreende os exames, análises, avaliações, levantamentos e comprovações, metodologicamente estruturados para a avaliação da integridade, adequação, eficácia, eficiência e economicidade dos processos, dos sistemas de informações e de controles internos integrados ao ambiente, e de gerenciamento de riscos, com vistas a assistir à administração da entidade no cumprimento de seus objetivos (CRC, 2012, p. 1635).

A Auditoria Interna tem como propósito examinar, recomendar e dar seu parecer quanto às atividades desenvolvidas. Além de analisar as diversas situações operacionais, averigua sua eficácia e posteriormente presta informações aos administradores, para que possam realizar a tomada de decisões.

 

1.2 PLANEJAMENTO, PROCEDIMENTOS E PAPÉIS DE TRABALHO

O auditor necessita de exames preliminares da organização para definir a amplitude dos trabalhos a serem realizados, ou seja, conhecer as atividades da organização para que assim possa garantir um bom desempenho de sua tarefa, avaliando a confiabilidade do controle interno e do sistema contábil.

Conforme o CRC (2012, p. 1635) “A Auditoria Interna deve ser documentada por meio de papéis de trabalho, elaborados em meio físico ou eletrônico, que devem ser organizados e arquivados de forma sistêmica e racional”. Estas ferramentas fornecem facilidade e agilidade para o desenvolvimento do trabalho, ficando a escolha do auditor usá-las ou não.

A documentação para um planejamento inicial compõe-se de:

- memorando do planejamento de auditoria; - papeis de trabalho das considerações ambientais (exemplo: memorando de discussões com os executivos das áreas operacionais e financeiras); - informação financeira usada para desenvolver o plano de auditoria geral; - agenda e memorando de reuniões de planejamento com o pessoal do cliente e da própria equipe da auditoria; - estimativa geral de tempo, plano de composição da equipe de auditores e quadros demonstrativos de contas e transações; - relatório do comitê de auditoria mostrando as principais linhas do plano de auditoria e o correspondente memorando da reunião com o comitê (YOSHITAKE, 2009, p. 16).

Assim como os papéis de trabalho constituem documentos, registros dos fatos e informações, o auditor também deve documentar seu plano de ações. Desta forma, procura detalhar o que for necessário para a compreensão das tarefas e dos procedimentos que aplicará, a fim de evidenciar os exames realizados e dar suporte a suas conclusões e recomendações.

 Normalmente, as firmas de auditoria preparam programas-padrões, a serem preenchidos pelos auditores, para todas as áreas de demonstrações financeiras e também para outros assuntos relacionados com o exame auditorial (planejamento, supervisão, riscos em auditoria, avaliação de controle interno, etc.) (ALMEIDA, 2008, p. 89).

Com este programa, o trabalho do auditor torna-se mais eficiente e ágil,  diminuindo os riscos de erro. Porém, é de fundamental importância à revisão dos relatórios gerados, a fim de confirmar a fidelidade das informações prestadas, para que os administradores consigam ter a melhor tomada de decisões.

Para isso é necessário que o trabalho da auditoria seja planejado, ou seja, “planejar significa estabelecer metas para que o serviço de auditoria seja de excelente qualidade e ao menor custo possível”, segundo Almeida (2008, p. 154).

O planejamento é necessário para que as tarefas da auditoria sejam realizadas com excelência e, consequentemente, levar a organização ao crescimento contínuo e acentuado.

 

1.3 FRAUDE E ERRO

A auditoria interna deve auxiliar a administração da organização no trabalho de prevenção de fraudes e erros, sempre lhes informando sobre quaisquer indícios ou confirmações de irregularidades apontadas no decorrer de seu trabalho.

 Fraude aplica-se a ato intencional de omissão e/ou manipulação de transações e operações, adulteração de documentos, registros, relatórios, informações e demonstrações contábeis, tanto em termos físicos quanto monetários. Erro aplica-se a ato não-intencional de omissão, desatenção, desconhecimento ou má interpretação de fatos na elaboração de registros, informações e demonstrações contábeis bem como de transações e operações da entidade, tanto em termos físicos quanto monetários (CRC, 2012, p. 1636).

Na fraude existe manipulação da falsificação de documentos e no erro ocorre desatenção, imprudência e imperícia. Entretanto ambos geram consequências igualmente prejudiciais dentro da organização. Cabe ao auditor a tarefa de supervisionar os departamentos e impedir que isto ocorra.

 

2 auditor interno

O auditor interno deve acompanhar e verificar o cumprimento dos procedimentos internos, se estes estão adequados e se atingem os objetivos da organização. Assim sendo, a auditoria interna é um alicerce para o controle administrativo, pois proporciona uma maior fiscalização das atividades com sua presença diária e maior segurança ao funcionamento correto das operações, sendo esta, uma vantagem da auditoria interna. Os principais objetivos de um auditor interno são:

a) verificar se as normas internas estão sendo seguidas; b) verificar a necessidade de aprimorar as normas internas vigentes; c) verificar a necessidade de novas normas internas; d) efetuar auditoria das diversas áreas das demonstrações contábeis e em áreas operacionais (ALMEIDA, 2008, p. 30).

O departamento da auditoria interna realiza um papel de grande relevância, pois, além de transmitir informações sobre o desenvolvimento das atividades executadas, também analisa a necessidade de melhorar os métodos utilizados, ou se os mesmos estão sendo satisfatórios. Isto de fato, ajuda a eliminar desperdícios e simplificar tarefas.

 Conforme Mautz (1985, p. 13) “O auditor é um contador especializado, que faz o exame dos dados contábeis com o objetivo de dar seu parecer quanto a fidelidade desses dados”. Este se preocupa em verificar os elementos contábeis, com o intuito de relatar aos gestores o resultado de seu trabalho, por meio de um relatório resumido de suas conclusões.

A auditoria contábil é a certificação dos elementos da contabilidade com o exercício da sociedade empresária, assegurando a credibilidade das informações das peças contábeis e a integridade do patrimônio, visando a minimização dos riscos operacionais, fiscais, societários, ambientais, trabalhistas, previdenciários, sistêmicos do mercado e outros, através de técnicas específicas (HOOG e CARLIN, 2008, p. 53).

A auditoria interna, além de contribuir na precisão de informações, possibilita um melhor controle do patrimônio, resguardando-o de multas, sonegações fiscais e créditos de terceiros sobre possíveis fraudes. Portanto, oferece segurança e proteção ao patrimônio da organização, assegurando maior exatidão dos resultados.

As razões que leva uma organização há contratar um auditor são:

a) obrigação legal; b) como medida de controle interno tomada pelos acionistas, proprietários ou administradores da empresa; c) imposição de um banco para ceder empréstimo; d) imposição de um fornecedor para financiar a compra de matéria-prima; e) a fim de atender às exigências do próprio estatuto ou contrato social da companhia ou empresa; f) para efeito de compra, incorporação, fusão, cisão e consolidação das demonstrações contábeis de uma empresa (ALMEIDA, 2008, p. 33).

A contabilidade fornece dados e a partir destes dados tiram-se informações, sendo o auditor um profissional capacitado para esta função. Portanto, a auditoria interna demonstra de forma transparente a situação financeira da organização, para que possa garantir a negociação seja com: fornecedores, clientes, futuros acionistas, instituições financeiras, etc.

 

2.1 PERFIL DO AUDITOR

Com a modernização da sociedade, o auditor interno passou a ter maior importância para as organizações, assegurando sua continuidade. A organização está cada vez mais exigente, buscando por meio de um auditor a certificação da confiabilidade dos dados.

O auditor para ter credibilidade, quando do cumprimento do exercícios profissional, deve obrigatoriamente seguir alguns princípios inerentes a sua profissão: a) integridade; b) ação; c) posicionamento; d) objetividade; e) independência; f) confiabilidade; g) competência profissional; h) atendimento às normas técnicas; i) zelo; j) orientação e assistência; k) comportamento ético (HOOG e CARLIN, 2008, p. 72).

O auditor interno para ser bem sucedido em sua função, precisa seguir estes princípios éticos, morais e profissionais, aperfeiçoando-se constantemente para atingir a excelência que exige sua profissão.

Os auditores internos são empregados da empresa, cujos registros examinam. Eles de fato se situam entre o pessoal do departamento de contabilidade e administração, para assegurar a esta que aquele está funcionando como deveria, e que seus relatórios são corretos (MAUTZ, 1985, p. 18).

A auditoria interna auxilia a administração e a contabilidade, de modo a fiscalizar e confirmar a veracidade dos registros ou apontar seus erros, omissões e fraudes. É um intermediário da contabilidade e da administração, fazendo ambos interagirem com o mesmo fim, que é a continuidade da organização ou a agregação do valor das ações.

Conforme afirma o CRC (2012, p. 1646) “O auditor interno deve ter o máximo de cuidado, imparcialidade e zelo na realização dos trabalhos e na exposição das conclusões”. Este cuidado é extremamente necessário, pois a exposição de informações incorretas pode acarretar em uma tomada de decisões, que dependendo do seu potencial, pode levar a organização a apresentar sérios problemas econômicos e financeiros, como um investimento sem condições de pagamento.

3 Contabilidade e Auditoria

É por meio da contabilidade que se obtém o conhecimento relevante para averiguar a situação financeira da organização. Entretanto, o auditor transforma os dados contábeis em informações que são repassadas para a administração.

A melhor forma de o investidor obter essas informações era por meio das demonstrações contábeis da empresa, ou seja, o balanço patrimonial, a demonstração do resultado do exercício, a demonstração das mutações do patrimônio líquido, a demonstração das origens e aplicações de recursos e as notas explicativas (ALMEIDA, 2008, p. 25).

Os administradores precisam conhecer a situação patrimonial da organização, sendo que, as ferramentas contábeis mencionadas por Almeida (2008), são os métodos mais favoráveis de garantir a veracidade das informações prestadas.

O auditor tem em sua função a tarefa de opinar se as demonstrações contábeis preparadas pelo departamento contábil representam o resultado puro e confiável das operações da organização, com exatidão e fidelidade.

Os procedimentos de auditoria são: o conjunto de técnicas que permitem ao auditor obter evidências ou provas suficientes e adequadas para fundamentar sua opinião sobre as Demonstrações Contábeis auditadas e abrangem testes de observância e testes substantivos (YOSHITAKE, 2009, p. 13).

Um auditor faz sua análise quanto às atividades e demonstrações contábeis, revisando as informações prestadas por este setor de forma crítica. Deste modo, apresenta sugestões que proporcionam aos gestores possibilidade de melhor conduzir seus respectivos negócios ao demonstrar a situação econômica e financeira da organização, condizente à realidade.

CONCLUSÃO

A auditoria interna supervisiona todos os departamentos da organização, fornece informações confiáveis a fim de auxiliar a administração na tomada de decisões, verifica a fidelidade dos relatórios contábeis e dos controles internos. Por estes motivos, é de suma importância a implantação do auditor dentro das organizações, para que os proprietários possam gozar de informações verídicas da situação financeira do seu empreendimento.

Neste artigo, demonstrou-se a necessidade da auditoria interna nas organizações, frente a uma nova realidade de ambiente globalizado e sua contribuição significativa para a gestão eficaz dos negócios.

Os auditores internos se detêm em transmitir informações aos administradores por meio dos dados contábeis e com a análise das atividades funcionais. Portanto, proporcionam auxilio no desenvolvimento, segurança e estabilidade do patrimônio das organizações.

Com os resultados aqui apresentados, espera-se um melhor entendimento quanto à função de um auditor interno dentro das organizações, de modo a valorizar este profissional que realiza um papel importante para uma boa gestão e desempenho dos negócios.


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